Digitaler Anrufbeantworter

...besetzt...Lange in der Warteschleife....?...!!..

Das alles hat jetzt ein Ende !

Wir haben eine Umstellung der Telefonanlage durchgeführt, um eine Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit für unsere Patienten zu erzielen. Dieses haben wir durch den Einsatz einer digitale Assistenz für Telefonanrufe erreicht. Diese digitale Telefonassistenz ist 24 Stunden für Sie aktiv geschaltet.

Was bedeutet dies für Sie ganz konkret?

Damit sich unsere Mitarbeiterinnen Ihre volle Aufmerksamkeit auf Ihre Anliegen widmen können, wird eine smarte Sprachassistenz Ihren Anruf entgegen nehmen.

Was ist denn der Unterschied dieser Assistenz zu einem Anrufbeantworter?

Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem persönliche Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen wird. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und direkt verschriftlicht. Die erfassten Informationen werden für unsere Mitarbeiterinnen in Echtzeit übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten. Unsere Mitarbeiterinnen nutzen ebenfalls die Zeit, um in Einzelfällen Rücksprache mit unseren Ärztinnen und Ärzten zu halten. Dadurch kann der Bearbeitungsprozeß deutlich beschleunigt werden.

Die Beantwortung Ihrer Anfrage erfolgt anschließend per SMS oder Rückruf - jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden (Name, Geburtsdatum, Anliegen, Krankenversicherung).

Was erhoffen wir uns von diesem Schritt?

Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patientinnen und Patienten und gleichermassen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiterinnen. Auf der einen Seite können die von Ihnen gewünschten Anliegen wie Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Terminabsage u.w. einfach per Telefon angegeben werden. Es gibt kein "besetzt" oder eine "endlose Warteschleife". Auf der anderen Seite können sich unsere Mitarbeiterinnen ungestört auf den Praxisablauf konzentrieren. Je nach Aufwand beschäftigen sich mehrere Mitarbeiterinnen mit Ihren Anliegen und melden sich zeitnah zurück.

Welche Technik wird eingesetzt?

Wir haben uns für das Berliner Start-up Aaron.ai entschieden. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderung des Datenschutzes ausführlich berücksichtigt worden sind.

Gerne können Sie uns Feedback über unser neues "Assistenzpersonal" geben.  Dies wird uns dabei helfen, weitere Verbesserungen im Praxisalltag zu etablieren.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und viele Grüße vom gesamten Team